Ablösung Einzahlungsscheine: Jetzt umstellen auf QR-Rechnung oder eBill
Per 30. September 2022 nimmt PostFinance die heutigen Einzahlungsscheine vom Markt. Für Unternehmen, die noch nicht auf die Nachfolgeprodukte QR-Rechnung oder eBill umgestellt haben, gibt es jetzt Handlungsbedarf.
PostFinance hat das Enddatum der heutigen roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine auf den 30. September 2022 festgelegt. Sie unterstützt damit die Digitalisierung des Zahlungsverkehrs und die entsprechenden Nachfolgeprodukte QR-Rechnung sowie eBill. Die roten und orangen Einzahlungsscheine werden somit für alle Schweizer Bankkunden definitiv abgelöst. Unternehmen sind jetzt gefordert, sofern sie noch nicht umgestellt haben. Zu beachten ist insbesondere auch der Versand von sämtlichen Zahlungsbelegen am Jahresanfang, z.B. für Ratenzahlungen mit Zahlungszielen nach dem Enddatum. Hier erhöht sich der Handlungsdruck zusätzlich, weil die Umstellung auf die QR-Rechnung schon Anfang 2022 erfolgt sein muss.
Handlungsbedarf für Rechnungssteller mit Hard- und Software-Lösungen
Der Zahlungsverkehr und insbesondere die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung von Rechnungsstellern mit Hard- und Software-Lösungen müssen rechtzeitig umgestellt werden. Unternehmen, die sich bis heute noch nicht mit der Umstellung befasst haben, wird empfohlen, umgehend ihre Bank und ihren Softwarepartner zu kontaktieren. Diese leisten Unterstützung bei den erforderlichen Planungs- und Umstellungsarbeiten auf die QR-Rechnung bzw. eBill. Ist die Infrastruktur erst einmal angepasst, verläuft der ganze Fakturierungs- und Zahlungsprozess deutlich effizienter. Zudem profitieren Unternehmen von erweiterten Cash-Management-Optionen.
Vorteile der Rechnungsstellung mit QR-Rechnung und eBill
- Mehr Effizienz in der Administration, weil der Prozess der Rechnungsstellung und des Zahlungsverkehrs automatisiert wird.
- Vereinfachter Zahlungsabgleich, weil weniger manueller Aufwand anfällt.
- Weniger Fehler, weil alle Zahlungsinformationen elektronisch übermittelt werden.
- Geringerer Arbeitsaufwand, weil die Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine wegfällt.
- Weniger oder gar kein Papierverbrauch.
- Unternehmen haben die Wahl zwischen der QR-Rechnung und eBill – auch eine Kombination beider Lösungen ist möglich – je nach Bedürfnis des Unternehmens und der Kunden.
Die QR-Rechnung – die Evolution des Einzahlungsscheins
Direkte Nachfolgerin der Einzahlungsscheine ist die QR-Rechnung. Sie kann gedruckt oder digital ausgestellt werden und besteht weiterhin aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Der Swiss QR-Code in der Mitte des Zahlteils enthält sämtliche Informationen, die auf der Rechnung auch in Textform ersichtlich sind. Rechnungsempfänger können bereits heute die Vorteile der QR-Rechnung nutzen und digital bezahlen. Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre Mobile- und E-Banking-Lösungen entsprechend angepasst, damit Rechnungsempfänger ihre QR-Rechnungen bequem einscannen und zahlen können – ganz gleich, ob als Privatperson oder als Unternehmen. Die QR-Rechnung kann auch in den Poststellen verwendet und per Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank versandt werden.
Vorteile für QR-Rechnungssteller
- Druck von Rechnungen inklusive Zahlteil und Empfangsschein direkt auf weissem, perforiertem Papier – vorgedruckte Belege werden nicht mehr benötigt.
- Die QR-Rechnung kann auch papierlos gestellt werden.
- Einfachere und schnellere Rechnungsstellung in CHF und EUR direkt in der Fakturierungslösung ohne ESR- bzw. BESR-Vereinbarung.
- Eine bestehende ESR-Referenz kann Eins-zu-eins übernommen und als QR-Referenz weiterverwendet werden, immer in Kombination mit einer QR-IBAN.
- Die «Structured Creditor Reference» (SCOR) vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung in der Debitorenbuchhaltung mit einer für jede Transaktion einmaligen Identifikationsnummer. Sie kann in Kombination mit der IBAN sowohl in der Schweiz als auch international genutzt werden.
- Zahlungseingänge werden vollautomatisch verarbeitet.
eBill – die digitale Rechnung für die Schweiz
eBill geht deutlich weiter als die QR-Rechnung und ermöglicht bereits heute ein nahtloses digitales Bezahlen in der Schweiz: Rechnungssteller senden Rechnungen direkt und sicher ins E- und M-Banking ihrer Kunden. Diese prüfen alle Angaben online und können die Rechnung per Knopfdruck zur Zahlung freigeben. Rechnungssteller reduzieren ihren Aufwand und profitieren von zuverlässigen Zahlungseingängen – und behalten ausserdem die Kontrolle über den Rechnungsprozess.
Vorteile für eBill-Rechnungssteller
- Rechnungsstellung, Versand und Zahlung sind komplett digitalisiert und werden automatisch verarbeitet – Unternehmen sind damit bereits für die Zukunft gerüstet.
- Reduktion von Papieraufwand im Rechnungswesen auf ein Minimum (Schonung von Ressourcen und Umwelt).
- Pünktlicherer Geldeingang. Zahlungseingänge werden automatisch verarbeitet.
- eBill entspricht dem heutigen Kundenbedürfnis und erhöht die Kundenzufriedenheit.
Die Digitalisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs
Mit der Entwicklung und Markteinführung der neuen QR-Rechnung sowie eBill digitalisiert der Finanzplatz Schweiz den Schweizer Zahlungsverkehr. Die QR-Rechnung trägt ebenso wie eBill den gestiegenen Anforderungen von Compliance und Automatisierungsprozessen Rechnung und unterstützt die Digitalisierung. Dies bringt allen Marktteilnehmern und der gesamten Schweizer Volkswirtschaft Vorteile.
Für weitere Informationen zur QR-Rechnung und eBill wenden sich Rechnungsempfänger an ihre Bank. Rechnungssteller und Unternehmen mit Hard- und Software-Lösungen kontaktieren ebenfalls ihre Bank und/oder ihren Softwarepartner.
Weiterführende Informationen zur Rechnungsstellung finden Sie hier:
- Auf www.einfach-zahlen.ch/rechnungssteller
- Auf www.paymentstandards.ch für Unternehmen, die Hard- und Software-Lösungen für ihren Zahlungsverkehr einsetzen.
Unternehmen haben Handlungsbedarf mehrheitlich erkannt
Gemäss den neusten Umfrageergebnissen des Forschungsinstituts gfs.bern wissen 93 % der befragten Unternehmen von der Umstellungspflicht. Die von April bis Mai im Auftrag von SIX durchgeführte Befragung zeigt zudem: Wer schon jetzt auf die volldigitale Lösung eBill umgestellt hat, sieht darin einen Nutzen sowohl für das Unternehmen als auch für die eigenen Kundinnen und Kunden.
Erfahren Sie mehr über den Stand der Umstellung auf die QR-Rechnung im Blogbeitrag von SIX: https://www.six-group.com/de/blog/2021/payment-slips-are-being-discontinued.html
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